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Cómo Configurar y Gestionar el AutoArchive (Autoarchivo) en Microsoft Outlook

Si quieres limpiar tus carpetas y tu bandeja de entrada, pero no quieres dedicar tiempo a hacerlo manualmente, considera la posibilidad de utilizar la función AutoArchive  de Microsoft Outlook. Con AutoArchive, puedes guardar los correos electrónicos más antiguos y los elementos que ya no necesitas pero que no necesariamente quieres eliminar.

Puedes decidir cuándo archivar tus elementos, cuáles archivar y a dónde enviarlos. Con la configuración general de Autoarchivado para Outlook, puedes configurar el Autoarchivado para carpetas específicas o eliminar completamente las carpetas del proceso de archivado.

Repasemos las opciones para configurar y administrar AutoArchive en Outlook.

Configuración de AutoArchive (Autoarchivo) en Outlook

Para configurar una programación y seleccionar los elementos y la ubicación para Autoarchivar en Outlook, sigue estos pasos.

  1. Abra Outlook en Windows y haga clic en Archivo > Opciones.
  2. Seleccione Avanzado a la izquierda.
  3. Haga clic en el botón de Configuración de AutoArchive de la derecha.

Cuando se abra la ventana de Autoarchive, marque la casilla de la parte superior para Ejecutar Autoarchive cada X días y elija el número de días. Opcionalmente, puede marcar la siguiente casilla para recibir una notificación antes de que se ejecute el Autoarchivo.

A continuación, decida cómo gestionar los elementos durante el Autoarchivo. Puedes eliminar los elementos caducados en las carpetas de correo electrónico, archivar o eliminar los elementos antiguos, y mostrar la carpeta de archivo en tu lista de carpetas. Si decides mostrar esa carpeta, podrás acceder a un elemento archivado si lo necesitas rápidamente.

Ahora elegirás la edad de los artículos que quieres incluir. Introduce un número y luego elige Meses, Semanas o Días.

Por último, elige a dónde enviar los elementos archivados. Puedes buscar una carpeta o eliminarlos definitivamente si lo prefieres.

Si quieres aplicar esta configuración de Autoarchive a todas tus carpetas de Outlook, haz clic en el botón para hacerlo. Y si has terminado, haz clic en Aceptar para aplicar la configuración.

Nota: Si tienes más de una cuenta de correo electrónico configurada en Outlook, la configuración anterior se aplica a todas las cuentas. Si esto te preocupa, puedes configurar el Autoarchive para carpetas concretas, lo que explicaremos a continuación.

Configuración de Autoarchive para una Carpeta

Puede utilizar diferentes configuraciones de edad y ubicación para carpetas específicas o excluir ciertas carpetas del proceso de Autoarchive.

  1. Seleccione una carpeta para la que desee ajustar la configuración, haga clic con el botón derecho y elija Propiedades.
  2. Abra la pestaña de Autoarchive.
  3. Elija no archivar los elementos de la carpeta, utilice la configuración de archivo predeterminada o archive los elementos de la carpeta con una configuración alternativa que puede configurar.
    • Si eliges la última opción, selecciona la antigüedad de los elementos. A continuación, elige la ubicación de los elementos archivados o si prefieres eliminarlos definitivamente.
  4. Haga clic en Aplicar y luego en Aceptar.

Ejecutar AutoArchive fuera de un horario

Si llega un momento en el que quieres ejecutar el proceso de Autoarchive fuera del horario que has establecido, también puedes hacerlo.

Haga clic en Archivo y seleccione Herramientas > Limpieza del buzón.

Pulsa el botón de AutoArchive.

AutoArchive para un Outlook más limpio

Autoarchive es una característica útil y beneficiosa para aprovechar en Outlook. Puedes mantener tu bandeja de entrada y tus carpetas más limpias eliminando los elementos antiguos.

Acerca del Autor

Jeniffer Salinas

Jeniffer Salinas es una escritora independiente que lleva cinco años en el mundo editorial. Está especializada en una amplia gama de temas, como tecnología, gadgets, software, hardware y cualquier otra cosa que tenga que ver con la tecnología.

Durante su tiempo como freelancer, Jeniffer ha colaborado en varios blogs de tecnología y blogging junto a su hermano Rodrigo (otro editor de MentePrincipiante).

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