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Cómo Crear Formularios PDF con Cálculos en Adobe Acrobat

Además de hacer documentos limpios e imprimibles, los archivos hechos con Adobe Acrobat Pro pueden contener fórmulas que calculan automáticamente sus datos introducidos. Aquí tienes cómo hacer cálculos simples en un archivo PDF.

Usar un PDF con cálculos

Cuando se trata de software que puede crear archivos con fórmulas y cálculos automáticos, es probable que tengas en mente un programa de hoja de cálculo como Microsoft Excel o Google Sheets. Sin embargo, la naturaleza y el formato de las hojas de cálculo las hacen poco manejables y poco prácticas para usarlas como un formulario que se distribuye a la gente.

Afortunadamente, Adobe Acrobat, la suite de creación de PDF de primera línea, tiene varias herramientas que permiten hacer campos con cálculos automáticos en ellos.

Hay muchos casos potenciales de uso para un PDF con un formulario con calculo, como por ejemplo:

  • Formularios de pedido: Si está entregando un formulario con posibles productos y sus precios a un cliente, puede crear un campo que muestre rápidamente el precio final de su pedido sin tener que sacar una calculadora.
  • Evaluaciones y exámenes: Puedes hacer un examen o evaluación que muestre automáticamente la puntuación cuando termines de responder.
  • Facturas: Si está creando una factura impresa, puede configurarla para que muestre automáticamente el importe final que está cobrando.

Además de lo anterior, los formularios en PDF pueden ser útiles para realizar evaluaciones de riesgo, crear formularios de membresía o incluso hacer un simple test de personalidad fuera de línea.

Cómo hacer campos calculados simples

Para empezar, entra en Acrobat, y crea un formulario. Haga clic en “Herramientas” en la parte superior derecha de la pantalla, desplácese hacia abajo, y seleccione “Preparar formulario”. A partir de aquí, puedes empezar un nuevo formulario desde cero, o basarlo en un PDF existente o en un archivo de documento que ya tienes. Importar un archivo le dará la opción de llenar automáticamente los cuadros con campos que se pueden rellenar. No importa si lo hace o no, ya que siempre puede editar y crear estos campos más tarde.

Para entender mejor cómo hacer una forma calculada, empecemos con un ejemplo. Arriba hay un simple formulario de pedido con siete campos: Cantidad 1 (Qty 1) a Cantidad 5 (Qty 5), donde cada campo corresponde a diferentes cantidades de artículos; Cantidad total (Total Quantity); y Precio total (Total Price). Queremos que las cinco cantidades sean campos rellenables que los usuarios puedan introducir por sí mismos, mientras que los campos Cantidad total y Precio total se calculan automáticamente.

Para asegurarse de que un campo se puede rellenar, haga doble clic en él, o haga clic con el botón derecho del ratón y vaya a Propiedades del cuadro de texto, y deje la casilla de Sólo lectura (Read Only) sin marcar.

Debido a que todas nuestras cajas de cantidad son rellenables, necesitamos crear un cálculo para nuestro campo de Cantidad Total. Seleccione el cuadro, y luego vaya a Propiedades de los Cuadros de Texto (Text Field Properties) > Calcular (Calculate). A partir de aquí, podemos hacer una de dos cosas: puede seleccionar la segunda opción para elegir uno de los cálculos preestablecidos, como la suma, el producto o el promedio; o puede elegir la tercera opción para crear una fórmula de notación de campo simplificada. Para este ejemplo, usaremos los cálculos preestablecidos y seleccionaremos “suma” (sum (+) ).

Haz clic en Seleccionar y accederás a un menú en el que podrás seleccionar todos los campos que quieras sumar. Selecciona todos los campos que quieras incluir y haz clic en Aceptar. Observarás que el valor del campo ha cambiado a 0.

Usando la notación simplificada

A continuación, queremos crear un cálculo para nuestro campo de Precio Total (Total Price). A diferencia de la Cantidad Total (Total Quantity), no podemos simplemente sumar un conjunto de campos. Necesitamos crear una serie de ecuaciones.

Para ello, podemos usar el formato de Notación Simplificada. Seleccione el cuadro Precio total (Total Price), vaya a Propiedades del cuadro de texto (Text Field Properties) > Calcular (Calculate) y seleccione la tercera opción. Podrás introducir una fórmula en un cuadro de texto haciendo clic en el botón Editar.

Para cálculos aritméticos simples, esta caja de fórmula funciona de manera muy similar a una caja de fórmula de Excel. Simplemente escriba los nombres de los campos de las cajas de cantidad, y podrá sumar, restar, multiplicar o dividir con otros números. También puedes poner los cálculos entre paréntesis para segmentarlos. Como referencia, aquí están los modificadores para los cálculos aritméticos básicos:

  • Añadir: +
  • Restar: –
  • Multipicar: *
  • Dividir: /

Para este ejemplo en particular, queremos multiplicar cada cantidad con su respectivo precio. Considerando los precios establecidos, terminaremos con la siguiente fórmula simple:

(Qty1*5)+(Qty2*7)+(Qty3*7)+(Qty4*12)+(Qty5*20)

Al introducir la fórmula anterior se multiplicará cada cantidad por su respectivo precio, y se generará el precio final.

Si, por ejemplo, quisiéramos pedir 3 memorias USB, 2 cables Apple Lightning y 1 banco de baterías de 10000 mAh, obtendríamos el siguiente resultado:

Relleno, ahorro y cálculos complejos

Antes de guardar su archivo, establezca los cuadros que no desea que sean editables como de sólo lectura en las Propiedades de los Cuadros de texto (Text Field Properties). Cualquiera que abra el formulario PDF no podrá editar esos campos.

Guarde su documento como un archivo PDF estándar, y debería ser un formulario rellenable en cualquier software de visualización de documentos, incluidos los navegadores web. Una vez rellenado, puede guardarse o imprimirse como cualquier otro archivo PDF.

Debido a que el sistema de cálculo en los archivos PDF se basa en Javascript, se pueden hacer muchas cosas avanzadas con él. Si estás interesado en aprender más, puedes ir a la página web de Adobe para leer sobre los diversos modificadores que puedes usar, así como la creación de scripts de cálculo personalizados que te permiten tener un formato condicional y fórmulas que te permiten modificar el texto.

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