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Cómo Establecer una Fecha de Caducidad al Compartir en Google Docs, Sheets y Slides

Cuando compartes documentos en Documentos de Google (Google Docs), Hojas de Cálculo (Sheets), Presentaciones (Slides) y Drive, tienes la posibilidad de configurar los permisos que quieres permitir. Puedes permitir que otros editen los documentos, hagan comentarios o simplemente los vean. Otra función muy útil para las cuentas de pago de Google es la posibilidad de permitir sólo el acceso temporal al documento compartido.

Si estableces una fecha de caducidad para el documento, la hoja de cálculo o la presentación de diapositivas, podrás compartirlo con clientes o proveedores durante un breve periodo de tiempo. Esta es una buena manera de limitar el acceso y la función sólo permite permisos de visualización y comentario.

Si quieres probar la función de acceso temporal para un documento que estás preparando para compartir, aquí tienes cómo configurarla.

Establecer una fecha de caducidad para un archivo

Abre la aplicación donde se encuentra el archivo que quieres compartir. De nuevo, la función está disponible en Documentos de Google (Google Docs), Hojas de Cálculo (Sheets), Presentaciones (Slides) y Drive para los usuarios de cuentas de Google de pago.

Con el documento abierto, haga clic en Compartir en la parte superior como lo haría normalmente para compartir un documento. Actualmente, debes haber compartido ya el documento con la persona para poder establecer una caducidad. Así que si aún no los has añadido, hazlo ahora y luego podrás cambiar el acceso.

Haga clic en el cuadro desplegable de permisos a la derecha de la persona en la lista y elija Dar acceso temporal. Si previamente le diste al usuario privilegios de Editor, eso cambiará automáticamente a Comentarista. Si lo prefieres, también puedes darle acceso de espectador.

Seleccione la fecha de caducidad utilizando el calendario que se abre al hacer clic en la fecha. No se puede ajustar la hora; la fecha predeterminada es las 23:59 de la fecha seleccionada.

Cuando termine, haga clic en Guardar para aplicar el cambio.

Si haces clic en el botón Compartir para revisar a las personas con las que compartes o para añadirlas, verás un icono de vigilancia junto a cualquier persona a la que hayas dado acceso temporal como referencia.

Editar o eliminar el acceso temporal

Si desea cambiar la fecha seleccionada o eliminar la caducidad, puede hacerlo en cualquier momento antes de la fecha de caducidad.

Haga clic en Compartir y, a continuación, utilice el cuadro desplegable situado junto a la persona de la lista para seleccionar Editar acceso temporal.

Puede cambiar la fecha haciendo clic en ella y utilizando el calendario emergente. O bien, puede eliminar la caducidad del acceso temporal haciendo clic en Eliminar caducidad.

Haga clic en Hecho y asegúrese de hacer clic en Guardar cuando termine de editar o eliminar la fecha de caducidad para aplicar el cambio.

Compartir con fecha de caducidad en Google Apps

Cuando quiera permitir el acceso a un documento durante un tiempo limitado, la función de acceso temporal es ideal. Puede ser un documento que quieras que otros revisen antes de una fecha límite o que vaya a cambiar pronto. Así que recuerda la opción de fecha de caducidad cuando compartas en Google Docs, Sheets, Slides y Drive.

Acerca del Autor

Ismael Ramirez

Deseoso de ayudar a quienes lo necesitan, Ismael escribe diariamente artículos sobre temas relacionados con Windows, Xbox y todo lo relacionado con la tecnología.

Cuando no está trabajando, se le puede encontrar en el gimnasio o dando un paseo por el parque, tratando de encontrar inspiración para los próximos artículos que pueda escribir en MentePrincipiante.

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