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Cómo Resaltar los Valores más Altos o más Bajos (Superiores o Inferiores) en Microsoft Excel

Resaltar automáticamente los datos en tus hojas de cálculo hace que revisar los puntos de datos más útiles sea un juego de niños. Así, si quieres ver los valores más importantes o los más bajos, el formato condicional de Microsoft Excel puede hacer que esos datos destaquen.

Tal vez utilices Excel para hacer un seguimiento de las cifras de tu equipo de ventas, las notas de tus alumnos, las ventas de tu tienda, etc. Puedes tomar decisiones informadas viendo cuáles se sitúan en los primeros puestos del grupo o cuáles caen en los últimos. Estos son los casos ideales en los que utilizar el formato condicional para llamar a esos rankings automáticamente.

Aplicar una Regla de Clasificación Rápida de Formato Condicional

Excel ofrece unas cuantas reglas de clasificación para el formato condicional que puedes aplicar en un par de clics. Éstas incluyen resaltar las celdas que se encuentran en el 10% superior o inferior o en los 10 elementos superiores o inferiores.

Selecciona las celdas a las que quieres aplicar el formato haciendo clic y arrastrando por ellas. A continuación, ve a la pestaña Inicio y a la sección Estilos.

Haz clic en “Formato condicional” y mueve el cursor a “Reglas superiores e inferiores“. Verás las cuatro reglas mencionadas anteriormente en la parte superior del menú desplegable. Selecciona la que quieras utilizar. Para este ejemplo, elegiremos la de los 10 primeros elementos.

On the Home tab, click Conditional Formatting for Top or Bottom Rules

Excel aplica inmediatamente el número por defecto (10) y el formato (relleno rojo claro con texto rojo oscuro). Sin embargo, puedes cambiar uno o ambos valores por defecto en la ventana emergente que aparece.

Conditional formatting defaults for Top 10 Items in Excel

A la izquierda, utilice las flechas o escriba un número si desea algo distinto a 10. A la derecha, utilice la lista desplegable para elegir un formato diferente.

Click the drop-down to choose a different format

Haz clic en “Aceptar” cuando termines y se aplicará el formato.

Aquí, puedes ver que estamos resaltando los cinco primeros elementos en amarillo. Como dos celdas (B5 y B9) contienen el mismo valor, ambas están resaltadas.

Conditional formatting top 5 items in yellow in Excel

Con cualquiera de estas cuatro reglas rápidas, puede ajustar el número, el porcentaje y el formato según sea necesario.

Crear una Regla de Clasificación de Formato Condicional Personalizada

Aunque las reglas de clasificación incorporadas son útiles, es posible que desee ir un paso más allá con su formato. Una forma de hacerlo es seleccionar “Formato personalizado” en la lista desplegable anterior para abrir la ventana de Formato de celdas.

Select Custom Format

Otra forma es utilizar la función de Nueva Regla. Selecciona las celdas a las que quieres dar formato, dirígete a la pestaña “Inicio” y haz clic en “Formato condicional“. Esta vez, elige “Nueva regla“.

On the Home tab, click Conditional Formatting, New Rule

Cuando se abra la ventana de Nueva Regla de Formato, seleccione “Formatear sólo los valores de rango superior o inferior” entre los tipos de regla.

Pick Format Only Top or Bottom Ranked Values

En la parte inferior de la ventana hay una sección para editar la descripción de la regla. Aquí es donde usted establecerá su número o porcentaje y luego seleccionará el formato.

En la primera lista desplegable, seleccione Arriba o Abajo. En el siguiente cuadro, introduzca el número que desea utilizar. Si quieres utilizar el porcentaje, marca la casilla de la derecha. Para este ejemplo, queremos resaltar el 25% inferior.

Pick Top or Bottom and enter the value

Haga clic en “Formato” para abrir la ventana de Formato de Celdas. A continuación, utilice las pestañas de la parte superior para elegir el formato de Fuente, Borde o Relleno. Si quieres, puedes aplicar más de un formato. En este caso, utilizaremos una fuente cursiva, un borde de celda oscuro y un color de relleno amarillo.

Select the formatting

Haz clic en “Aceptar” y comprueba la vista previa de cómo aparecerán tus celdas. Si está bien, haga clic en “Aceptar” para aplicar la regla.

Review the conditional formatting preview and click OK

Verá que sus celdas se actualizan inmediatamente con el formato que ha seleccionado para los elementos de mayor o menor rango. De nuevo, para nuestro ejemplo, tenemos el 25% inferior.

Conditional formatting bottom 25 percent in yellow in Excel

Acerca del Autor

Andrés Villanueva

Fundador de MentePrincipiante, Andrés es apasionado de la tecnología y de todo lo que tiene un botón de encendido, pasa la mayor parte de su tiempo desarrollando nuevas habilidades y aprendiendo más sobre el mundo de la tecnología.

Con una sólida experiencia en la construcción de PCs y en el desarrollo de software, y con una completa experiencia en dispositivos táctiles, ¡está constantemente atento a lo último y lo mejor!

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