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Cómo Usar la Función de Orden Personalizado en Microsoft Excel

Microsoft Excel le proporciona herramientas útiles para analizar y revisar sus datos. Puedes utilizar filtros para encontrar los datos rápidamente y el formato condicional para hacer resaltar datos específicos. Otra herramienta útil es la función de ordenación integrada en Excel.

Puedes ordenar los datos alfabéticamente con un simple clic. Pero si quieres ordenar utilizando un valor, un color o varias columnas, echa un vistazo a la ordenación personalizada.

Abrir la ordenación personalizada en Excel

La herramienta de ordenación personalizada está disponible en la versión de escritorio de Excel en Windows y Mac. Y se añadió a Excel para la web a mediados de 2021. Funciona de la misma manera, sin importar la versión que estés utilizando. Así que, abre tu hoja de cálculo en Excel, y empecemos.

  1. Seleccione los datos que desea ordenar.
  2. Vaya a la pestaña Inicio y haga clic en Ordenar y filtrar en la sección de Editar de la cinta.
  3. Seleccione Orden personalizado en la lista desplegable.

Esto muestra el cuadro de Ordenar donde se configuran las opciones que se desean utilizar.

Usar Orden Personalizado en Excel

Comenzaremos con un simple orden personalizado utilizando sólo un nivel.

  1. Si su rango de datos tiene cabeceras, marque la casilla de la parte superior derecha. Esto mostrará esas cabeceras en las opciones de ordenación de las columnas.
  2. Elija la columna que desea Ordenar por. Tenga en cuenta que se ordenarán todos los datos de su selección, no sólo esa columna.
  3. Seleccione lo que desea Ordenar según. Puede elegir entre los valores de las celdas, el color de las celdas, el color de la fuente o el icono de formato condicional.
  4. Elija el Criterio de ordenación para la clasificación. Esta lista desplegable se ajustará dependiendo de la opción de Ordenar en que usted seleccione. Por ejemplo, si eliges Valores de Celda, puedes elegir de la A a la Z, de la Z a la A, o una Lista Personalizada. Pero si escoge Celda o Color de Fuente, escogerá el color y mostrará esos a la parte superior o inferior.
  5. Cuando termine, haga clic en Aceptar para aplicar la ordenación a sus datos.

Como puede ver aquí, hemos ordenado nuestra columna Zapatos (shoes) por Color de Celda y hemos decidido mostrar esas celdas en la parte superior.

Utilizar opciones de Orden Personalizado adicionales

En la parte superior de la ventana de ordenación observará opciones adicionales para su orden personalizado. Si quiere realizar una ordenación detallada, estas son las herramientas que querrá utilizar.

Niveles múltiples

Para ordenar utilizando más de una columna, complete las secciones Ordenar por, Ordenar por y Ordenar. A continuación, haga clic en Añadir nivel en la parte superior izquierda. Ahora puedes añadir las mismas opciones para la siguiente columna por la que quieras ordenar.

Cuando utilizas una ordenación multinivel, Excel ordena los datos según los niveles que hayas configurado en la ventana. Por ejemplo, en nuestra configuración, Excel ordenará por Zapatos y luego por Chaquetas utilizando un Color de Celda para ambos.

Si sigue añadiendo más niveles a la clasificación, es posible que quiera cambiar el orden de los niveles. Seleccione un nivel y utilice las flechas Subir y Bajar para ordenar los niveles de la clasificación.

Para eliminar un nivel de la clasificación personalizada, selecciónelo y haga clic en Eliminar nivel.

Otra opción es copiar un nivel existente y luego hacer un ligero ajuste en él. Seleccione el nivel y haga clic en Copiar nivel. Aquí, copiamos nuestro nivel de Chaquetas y luego decidimos ordenar por Valores de Celda.

Más opciones

Otra forma de utilizar el orden personalizado es ajustar la sensibilidad a las mayúsculas y minúsculas y la orientación. Haga clic en el botón Opciones de la barra de herramientas. A continuación, puede marcar la casilla para Distinguir entre mayúsculas y minúsculas y elegir entre Ordenar de arriba a abajo u Ordenar de izquierda a derecha. Haga clic en Aceptar para aplicar las opciones al orden personalizado.

Ordene sus datos en Excel

Al clasificar los datos, podrás encontrar más fácilmente los datos exactos que estás buscando. Y es posible que quieras proporcionar esta vista ordenada a otras personas que revisen tu hoja de cálculo.

Acerca del Autor

Andrés Villanueva

Fundador de MentePrincipiante, Andrés es apasionado de la tecnología y de todo lo que tiene un botón de encendido, pasa la mayor parte de su tiempo desarrollando nuevas habilidades y aprendiendo más sobre el mundo de la tecnología.

Con una sólida experiencia en la construcción de PCs y en el desarrollo de software, y con una completa experiencia en dispositivos táctiles, ¡está constantemente atento a lo último y lo mejor!

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